Protección de
datos personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

• Razón social: CORPORACIÓN ALTERNATIVA LEGAL / CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE ALTERNATIVA LEGAL.
• NIT: 902.017.973-8.
• Domicilio principal: Carrera 51 # 50-31, Centro Comercial Parque Plaza, Local 414, Rionegro, Antioquia.
• Teléfono y WhatsApp: 320 418 9148.
• Correo electrónico: contacto@ccalternativalegal.com.

2. Objetivo y alcance

La presente política tiene como objetivo establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, custodia y supresión de los datos personales tratados por la CORPORACIÓN ALTERNATIVA LEGAL / CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE ALTERNATIVA LEGAL.

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento y aplica a toda la información personal registrada en las bases de datos de la institución, correspondiente a usuarios (convocantes y convocados), apoderados, conciliadores, árbitros, empleados, proveedores y visitantes.

3. Marco legal y tecnológico

El tratamiento de la información se rige por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales) y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).

Adicionalmente, debido a la naturaleza virtual y expedita de nuestros servicios, aplicamos estrictamente:

• Ley 527 de 1999 y Ley 2213 de 2022: que otorgan plena validez jurídica a los mensajes de datos, correos electrónicos, notificaciones digitales, audiencias virtuales y firmas electrónicas, digitales o mecánicas utilizadas en nuestros trámites.
• Ley 2220 de 2022 y Ley 2540 de 2025: que regulan la custodia documental, el registro en el SICAAC y el manejo de información financiera para el arbitraje ejecutivo.

4. Principios rectores del tratamiento de datos

Para garantizar la correcta administración de la información, el Centro aplicará estrictamente los siguientes principios rectores en todas sus actuaciones:

• Principio de legalidad: el tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
• Principio de finalidad: la recolección de datos obedece a una finalidad legítima y cierta, la cual es informada al titular de manera clara y expresa.
• Principio de libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, o por mandato legal o judicial. En ningún caso se tendrán autorizaciones «pre-diligenciadas» asumiendo el silencio como aceptación.
• Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de circulación restringida y seguridad: los datos solo podrán ser accedidos por personal autorizado. Se adoptarán todas las medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar su adulteración, pérdida o acceso fraudulento.

5. Casos en los que no es necesaria la autorización

De acuerdo con la ley, el Centro no requerirá autorización previa del titular en los siguientes casos:

• Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública (por ejemplo, datos contenidos en sentencias ejecutoriadas, registros públicos o el estado civil de las personas).
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Fines históricos, estadísticos o científicos (siempre que se garantice la anonimización de los datos).

6. Tratamiento y finalidades

La recolección y uso de los datos personales por parte de la CORPORACIÓN ALTERNATIVA LEGAL / CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE ALTERNATIVA LEGAL tendrá las siguientes finalidades:

7. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad

Datos sensibles: la CORPORACIÓN ALTERNATIVA LEGAL / CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE ALTERNATIVA LEGAL reconoce que durante los trámites (especialmente en asuntos de familia, insolvencia o acuerdos de apoyo de la Ley 1996) puede recolectarse información médica, de la intimidad familiar o datos biométricos (como grabaciones de voz y video de las audiencias virtuales).

El titular tiene derecho a contestar o no a las preguntas que versen sobre estos datos, salvo que sean estrictamente necesarios para la formalización del trámite solicitado.

Se garantiza la absoluta confidencialidad de las grabaciones de las audiencias y de los expedientes; estos no podrán ser divulgados ni utilizados por fuera del proceso sin autorización judicial.

Datos de menores: el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes está proscrito, excepto cuando sea en beneficio de sus intereses superiores (por ejemplo, cuotas de alimentos o custodia). Para ello, la CORPORACIÓN ALTERNATIVA LEGAL / CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE ALTERNATIVA LEGAL requerirá siempre la autorización previa de sus padres o representantes legales acreditados con el Registro Civil.

En la plataforma, esta autorización se otorga de forma expresa al momento de presentar la solicitud de conciliación.

8. Tratamiento específico por grupos de interés

Además de los usuarios de conciliación y arbitraje, la CORPORACIÓN ALTERNATIVA LEGAL / CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE ALTERNATIVA LEGAL categoriza el tratamiento de los siguientes públicos:

• Aspirantes y hojas de vida: si un candidato envía su hoja de vida al Centro y no es seleccionado o no hay un proceso abierto, se procederá a la eliminación de su hoja de vida de los registros, garantizando que sus datos no sean utilizados para fines distintos sin su consentimiento.
• Visitantes (control de acceso): la información suministrada por los visitantes en la sede física de Rionegro se registra con fines de control de acceso y seguridad. Esta información se maneja bajo estrictos protocolos y se utiliza para identificar a las personas que ingresan a las instalaciones ante eventuales incidentes.
• Proveedores: se tramitarán sus datos financieros y comerciales necesarios para la gestión contable y la adquisición de insumos. Todo proveedor que tenga acceso a información del Centro deberá suscribir previamente un «Acuerdo de Confidencialidad y Transmisión de Datos».

9. Deberes del Centro como responsable del tratamiento

En su calidad de responsable, la CORPORACIÓN ALTERNATIVA LEGAL / CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE ALTERNATIVA LEGAL se compromete a:

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de su derecho de hábeas data.
• Conservar la prueba de la autorización otorgada por los titulares utilizando mecanismos digitales (repositorios electrónicos) y reglas de seguridad para mantener el registro de la forma y fecha de aprobación.
• Suministrar al encargado del tratamiento (proveedores, aliados de software o peritos) únicamente los datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando se presenten incidentes o violaciones a los códigos de seguridad de la información.

10. Derechos de los titulares

Todo titular de datos personales frente a la CORPORACIÓN ALTERNATIVA LEGAL / CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE ALTERNATIVA LEGAL tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Centro.
• Ser informado respecto del uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones legales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
• Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

Excepción legal de retención: el derecho de supresión o revocatoria no procederá respecto a la información contenida en actas de conciliación, constancias, laudos arbitrales y en el expediente electrónico una vez iniciado el trámite. Dado que la CORPORACIÓN ALTERNATIVA LEGAL / CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE ALTERNATIVA LEGAL ejerce funciones jurisdiccionales transitorias, estos documentos prestan mérito ejecutivo, hacen tránsito a cosa juzgada y deben ser custodiados de manera permanente por mandato del Ministerio de Justicia y del Derecho.

11. Procedimiento para atención de consultas y reclamos

El titular que desee ejercer sus derechos (conocer, actualizar, rectificar o suprimir datos limitados) deberá enviar una comunicación al correo electrónico contacto@ccalternativalegal.com o presentarla físicamente en nuestra sede de Rionegro.

Consultas sobre datos personales: se resolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible hacerlo en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales (Ley 1581 de 2012, art. 14).

Reclamos sobre datos personales (actualización, rectificación, supresión o incumplimiento): se resolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible hacerlo en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo complete; si transcurren dos (2) meses sin que lo haga, se entenderá que desistió (Ley 1581 de 2012, art. 15).

Otras peticiones: las peticiones de información y documentos (copias de actas, constancias o expedientes) se resolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles, y las consultas sobre conceptos jurídicos o técnicos relacionados con la función y los servicios del Centro, en un término máximo de treinta (30) días hábiles, conforme a la Ley 1755 de 2015. Si no fuere posible resolverlas en esos plazos, el Centro lo informará antes del vencimiento, expresando los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá exceder del doble del tiempo inicialmente previsto.

12. Videovigilancia y plataformas digitales

La CORPORACIÓN ALTERNATIVA LEGAL / CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE ALTERNATIVA LEGAL utiliza sistemas de videovigilancia en sus instalaciones físicas con la exclusiva finalidad de garantizar la seguridad de los empleados, usuarios y bienes. Asimismo, las plataformas tecnológicas utilizadas para audiencias virtuales (Zoom, Meet, Teams) están configuradas con protocolos de encriptación. Las grabaciones generadas se almacenan en repositorios electrónicos seguros bajo estricto control de acceso.

13. Gobierno de la información y oficial de protección de datos

La CORPORACIÓN ALTERNATIVA LEGAL / CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE ALTERNATIVA LEGAL designará a una persona o área específica como oficial de protección de datos personales, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

• Garantizar la elaboración, implementación y promoción de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos.
• Organizar planes de auditoría interna para verificar el cumplimiento del manual.
• Realizar la capacitación a los nuevos conciliadores, árbitros y empleados que, por sus funciones, tengan acceso a bases de datos y expedientes confidenciales.
• Tramitar y dar respuesta oportuna a los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

El Centro cumplirá con la obligación legal de registrar y actualizar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, reportando la cantidad de bases, el tipo de datos tratados, las medidas de seguridad implementadas y los canales de atención dispuestos para los titulares.

15. Redes sociales y avisos de privacidad

• Redes sociales: las plataformas como Facebook, Instagram, LinkedIn o X (Twitter) donde la CORPORACIÓN ALTERNATIVA LEGAL / CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE ALTERNATIVA LEGAL tenga presencia son medios de divulgación y comunicación. La información que los usuarios proporcionen voluntariamente a través de estas redes sociales externas no se encuentra bajo la responsabilidad directa de infraestructura del Centro, sino que se rige por las políticas de privacidad de dichas empresas tecnológicas.
• Avisos de privacidad: en los casos donde no sea posible poner a disposición del titular el documento completo de esta política al momento de recolectar el dato (por ejemplo, eventos públicos, encuestas rápidas o recepción física), el Centro utilizará un «Aviso de Privacidad» (físico, verbal o digital) que informará al usuario la finalidad del tratamiento y los mecanismos para consultar la política completa en nuestra página web.

16. Entrada en vigencia

La presente política rige a partir de su fecha de publicación. Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas, respetando siempre los términos de retención documental exigidos por la Ley General de Archivos para instituciones que administran justicia.