Términos y
condiciones

1. Definiciones

• Centro: el Centro de Conciliación y Arbitraje Alternativa Legal, de la Corporación Alternativa Legal.
• Plataforma: el sistema en línea del Centro para radicar solicitudes de conciliación, consultar el expediente, recibir comunicaciones y firmar documentos.
• Usuario: toda persona que crea una cuenta en la plataforma, sea parte, apoderado, conciliador o personal del Centro.
• Parte: quien solicita la conciliación (convocante) o quien es citado a ella (convocado).
• Expediente: el conjunto de la solicitud, los anexos, las actuaciones, las actas y las constancias de un trámite.
• Radicado: el número único que identifica cada solicitud.
• Solicitud: el escrito de solicitud de conciliación que quien radica aporta firmado en PDF y en Word.

2. Alcance de la plataforma

La plataforma permite radicar y hacer seguimiento a solicitudes de conciliación extrajudicial en derecho, recibir las citaciones y comunicaciones del trámite, y firmar electrónicamente las actas y constancias.

Los trámites de arbitraje y de acuerdos de apoyo se atienden por los canales del Centro indicados en la sección de contacto, y no a través de la plataforma.

El contenido del sitio es informativo y general. No constituye asesoría jurídica sobre un caso concreto ni reemplaza la orientación de un abogado.

3. Registro y cuenta

• Debes suministrar información veraz, completa y actualizada, propia o de quien representas con facultad para hacerlo. Si actúas como apoderado, deberás aportar el poder correspondiente.
• La cuenta es personal e intransferible. Eres responsable de custodiar tu contraseña y de las actuaciones realizadas desde tu cuenta.
• Debes informar al Centro de inmediato si sospechas que otra persona accedió a tu cuenta.
• El rol de cada usuario (parte, conciliador o administrador) lo asigna el Centro y determina a qué expedientes y funciones tiene acceso. Cada parte ve únicamente los expedientes en los que interviene.
• Al ingresar por primera vez, y cada vez que el Centro publique una versión nueva, la plataforma te mostrará estos términos completos y deberás aceptarlos para continuar. Tu aceptación queda registrada con la versión, la fecha y la hora.

4. Radicación de solicitudes

• Para radicar subes la solicitud firmada en PDF y la misma solicitud en Word, con los requisitos del artículo 106 del Reglamento Interno del Centro. Según el caso, aportas también el poder, si actúas como apoderado; el certificado de existencia y representación legal, si actúas por una persona jurídica, y el soporte de vulnerabilidad económica, si pides la cuota de gratuidad.
• Al radicar, la plataforma asigna automáticamente un número de radicado único con el que podrás hacer seguimiento a tu solicitud. La solicitud queda asociada a tu cuenta y a tu documento de identidad.
• Radicar una solicitud no implica su admisión: el Centro la estudia conforme a la ley y a su Reglamento Interno, y puede pedirte que la corrijas o completes.
• Al radicar declaras, bajo la gravedad de juramento, que el medio de notificación del convocado que indicas en la solicitud es el idóneo, exacto y habitualmente utilizado por este (Reglamento Interno, artículo 106, numeral 14).
• Los anexos deben cargarse en los formatos y con el tamaño máximo que indique la plataforma. Solo debes aportar documentos que tengas derecho a presentar.
• Para radicar no se exige el pago. La tarifa se paga conforme lo indique el Centro, y para que el conciliador fije la fecha y la hora de la audiencia es requisito el pago total de la tarifa o la aprobación de la cuota de gratuidad (Reglamento Interno, artículo 110).

5. Carpetas de Drive y enlaces externos

• Para los archivos que superen el tamaño máximo por archivo puedes dar el enlace a una carpeta de Google Drive con los documentos del trámite.
• Debes compartir la carpeta solo con el correo del Centro (contacto@ccalternativalegal.com), con permiso de lector. No la compartas con «cualquier persona con el enlace» ni con permiso de editor.
• Debes mantener la carpeta y sus archivos sin cambios mientras dure el trámite, y poner en ella solo documentos del trámite.
• El contenido de la carpeta, sus permisos y su conservación son tu responsabilidad. La plataforma no aloja ni controla esos archivos, y Google es un tercero que se rige por sus propios términos.

6. Notificaciones y comunicaciones electrónicas

Aceptas recibir las citaciones y comunicaciones del trámite en el correo electrónico registrado en tu cuenta, conforme a la Ley 527 de 1999 y a la Ley 2213 de 2022. Es tu responsabilidad mantenerlo actualizado y revisarlo, incluida la carpeta de correo no deseado.

El Centro también puede comunicarse contigo por WhatsApp, mensajes de texto o llamadas, según su Política de tratamiento y protección de datos personales.

Los recordatorios y avisos que envía la plataforma son una ayuda: los términos legales de cada trámite corren conforme a la ley, aunque un aviso no llegue.

7. Firma electrónica

Las actas y constancias pueden firmarse electrónicamente mediante un código de un solo uso que la plataforma envía a tu correo electrónico registrado, conforme a la Ley 527 de 1999 y al Decreto 2364 de 2012. Se trata de una firma electrónica, no de una firma digital certificada por una entidad de certificación.

Al firmar de esta manera aceptas que la firma te identifica y manifiesta tu aprobación del documento. No compartas el código con nadie: quien lo use firmará en tu nombre.

El Centro conserva la evidencia de cada firma (fecha, hora, dirección IP y dispositivo) y la huella digital del documento firmado, que permite comprobar que no fue alterado.

8. Expediente, confidencialidad y conservación

• La información del trámite conciliatorio es confidencial. Solo acceden a ella las partes, sus apoderados, el conciliador asignado y el personal autorizado del Centro.
• Los documentos se descargan mediante enlaces temporales. No debes difundir el contenido del expediente fuera del trámite.
• Las actas, constancias y demás documentos del expediente se conservan por el tiempo que exigen las normas aplicables al Centro, aunque cierres tu cuenta.

9. Tus responsabilidades

• Que la información y los documentos que aportas sean veraces y completos, y que sean tuyos o de quien representas con facultad para aportarlos.
• Tener autorización para aportar los datos personales de terceros que incluyas en la solicitud o en los anexos, y no aportar datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes que no sean necesarios para el trámite.
• Custodiar tu contraseña y los dispositivos y redes desde los que ingresas, y cerrar la sesión en equipos compartidos.
• Avisar de inmediato al Centro si sospechas que otra persona accedió a tu cuenta o a tus documentos.

10. Usos no permitidos

No está permitido:

• Suplantar a otra persona o actuar en su nombre sin facultad para hacerlo.
• Cargar archivos con contenido ilícito, programas maliciosos o información de terceros sin tener derecho a aportarla.
• Intentar acceder a expedientes, cuentas o funciones que no te corresponden, o afectar el funcionamiento o la seguridad de la plataforma.
• Usar la plataforma con fines distintos a los trámites del Centro.

El Centro puede suspender o cancelar el acceso de quien incumpla estas reglas, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan. La suspensión no afecta la conservación del expediente.

11. Protección de datos personales

El tratamiento de tus datos personales se rige por la Política de tratamiento y protección de datos personales del Centro, publicada en este sitio. Al registrarte se te pedirá la autorización correspondiente.

12. Seguridad de la información y disponibilidad

El Centro aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información: conexión cifrada, archivos en almacenamiento privado que solo se descargan con enlaces temporales y previa verificación de permiso, acceso según el rol de cada persona y los expedientes en los que interviene, y registro de las actuaciones. Las copias de seguridad dependen del plan de servicio que contrate el Centro.

Ninguna medida elimina por completo el riesgo de un acceso no autorizado: el Centro se obliga a aplicar esas medidas con diligencia, no a garantizar un resultado imposible.

Si se presenta un incidente de seguridad que afecte datos personales, el Centro lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados, conforme a la Ley 1581 de 2012.

El Centro procura que la plataforma esté disponible de forma continua, pero pueden presentarse interrupciones por mantenimiento o por causas ajenas a su control. Ante una falla que te impida actuar dentro de un término, comunícate de inmediato con el Centro por los canales de contacto.

13. Limitación de responsabilidad

El Centro no responde por los daños que se deriven de:

• Información falsa, inexacta o incompleta que aporte el usuario.
• El uso de la cuenta por el propio usuario o por terceros a quienes este haya dado sus credenciales o el acceso a sus dispositivos.
• El contenido, los permisos o la disponibilidad de carpetas, enlaces o servicios de terceros, como Google Drive, Google Meet, WhatsApp o el correo electrónico del usuario.
• Accesos no autorizados o ataques informáticos ocurridos a pesar de la aplicación de las medidas de seguridad descritas en estos términos.
• Fuerza mayor o caso fortuito.
• Fallas de los proveedores de infraestructura, conectividad o correo ajenas al Centro.

Esta limitación no se aplica a los daños causados por dolo o culpa grave del Centro, ni excluye las obligaciones que la ley le impone, en particular las de la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

14. Propiedad intelectual

La marca, los logotipos, los textos y el diseño del sitio y de la plataforma pertenecen a la Corporación Alternativa Legal o se usan con autorización. No pueden reproducirse con fines comerciales sin permiso previo y escrito. Los documentos que aportas siguen siendo tuyos; los usas en la plataforma solo para tu trámite.

15. Servicios de terceros

El sitio ofrece enlaces a WhatsApp y un mapa de Google Maps que solo se carga si lo solicitas. Las audiencias virtuales pueden realizarse en plataformas externas como Google Meet, y las carpetas de documentos pesados se comparten por Google Drive. Esos servicios se rigen por sus propios términos y políticas de privacidad.

16. Ley aplicable, cambios y contacto

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

El Centro puede actualizarlos. La versión vigente es la publicada en este sitio con su número y fecha; cada versión nueva deberás aceptarla al ingresar para seguir usando la plataforma.

Para cualquier inquietud: contacto@ccalternativalegal.com, 320 418 9148.